POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
v1.0.1. Última fecha de actualización: 14/03/2024
CONTENIDO
I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
II. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
IV. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
V. AUTORIZACIÓN.
VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
VII. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
VIII. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR PAYVÁLIDA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
IX. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
X. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS.
XI. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES.
XII. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
XIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
XIV. OTRAS DISPOSICIONES.
I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Validda S.A.S., domiciliada en Colombia; Payválida SAC, domiciliada en Perú; Payválida S.A., domiciliada en Ecuador; y Payválida Costa Rica S.A., domiciliada en Costa Rica, en adelante “Payválida”, es una marca que tiene huella en diferentes jurisdicciones, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, comprometido con la seguridad de la información personal sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de Payválida en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que sea otorgada por los Titulares de la información. En esta Política, Payválida detalla los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las consultas, quejas y reclamos acerca del tratamiento de los datos personales que este recoja y maneje, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información. Payválida, en cumplimiento del derecho al Habeas Data, sólo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales, y las cuales serán definidas a continuación. Payválida implementará un programa para la gestión integral de datos personales a partir del principio de responsabilidad demostrada.
II. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se esbozan a continuación:
A. Leyes de protección de datos: significa:
(a) el Reglamento general de protección de datos de la UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo ("GDPR") y las leyes que implementan o complementan el GDPR, y cualquier ley de protección de datos que modifique, reemplace o sustituya sustancialmente el RGPD; (b) el RGPD transpuesto a la legislación nacional del Reino Unido mediante la aplicación de la sección 3 de la Ley de (Retirada) de la Unión Europea de 2018 y modificada por las Regulaciones de protección de datos, privacidad y comunicaciones electrónicas (modificaciones, etc.) (Salida de la UE) de 2019 (“Reino Unido GDPR”), junto con la Ley de protección de datos de 2018, las Regulaciones de privacidad y comunicaciones electrónicas (Directiva de la CE) de 2003 (modificada) y otra legislación de protección de datos o privacidad vigente en el Reino Unido (modificada y reemplazado de vez en cuando); (c) la Ley de Seguridad de Datos de la República Popular China, la Ley de Ciberseguridad de la República Popular China, la Ley de Protección de Información Personal de la República Popular China; (d) la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA), que enmienda las disposiciones y fortalece las disposiciones de la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), y las demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen. Incluidas aquellas otras que se llegaren aprobar o expedir en un futuro otros Estados que hagan parte de los Estados Unidos de América (EUA), o aquellos tratados o convenios que Estados Unidos de América (EUA) suscriba con otros países o comunidades u organismos u organizaciones bilaterales o multilatelares para la protección de datos personales. (e) la Ley Estatutaria de la República de Colombia 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013 para la Protección de Datos Personales y las demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen; (f) y todas las demás leyes, normas, reglamentaciones, orientaciones reglamentarias y requisitos reglamentarios aplicables en cada momento, en cada caso en cada jurisdicción en la que las Partes procesen Datos Personales.
B. Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
C. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto Payválida.
D. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
E. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
F. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación
G. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
H. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
G. Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.
J. Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.
K. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento.
L. Titular de los datos personales: Cada una de las personas naturales con las que se relacionan los datos personales.
M. Autorización: Permiso otorgado por el titular para efectuar el tratamiento de sus datos personales. La autorización debe caracterizarse por ser expresa, previa al tratamiento y consultable con posterioridad a su concesión por parte del titular. La autorización puede otorgarse por cualquier medio conocido o por conocerse siempre que cumpla con las características establecidas, incluso, mediante “aceptación por clic”.
N. Aviso de Privacidad: Es una comunicación del Responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se informa la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información a las que son sometidas los datos personales por parte del responsable, la forma de consultarlas y las finalidades del tratamiento de los datos personales.
O. Payválida: Considerando que la marca “Payválida” tiene huella en otros países, entiéndase como tal, las siguientes sociedades: Validda S.A.S., domiciliada en Colombia; Payválida SAC, domiciliada en Perú; Payválida S.A., domiciliada en Ecuador; y Payválida Costa Rica S.A., domiciliada en Costa Rica.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de Payválida y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de Payválida, de esta forma serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Payválida, con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece.
IV. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son los siguientes:
A. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.
B. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a unas finalidades legítimas de acuerdo con las Leyes, y que están consagradas en la presente Política y las cuales deben ser informadas al Titular.
C. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
D. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
E. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
F. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en las Leyes.
G. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
H. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en las Leyes y según los términos de las mismas.
V. AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Payválida requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Payválida, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento. La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización. Así pues, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por Payválida y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. Payválida conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información. Esta autorización no será necesaria cuando la información se refiera a: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
VI. FINALIDADES ESPECÍFICAS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALE
Payválida, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, comercios, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes y que al aceptar esta política usted expresamente autoriza:
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE USUARIOS:
A. Validar su información con terceros, tales como entidades financieras emisoras de los medios de pago que utiliza el pagador, franquicias de adquirencia como Visa o Mastercard, entre otras, para validar y procesar los pagos que el pagador realiza a través de la “Pasarela de pagos Payválida”.
B. Brindar servicio de asistencia al cliente para solución de problemas.
C. Validar la información con terceros y con el comercio, para evitar y mitigar los riesgos de fraude.
D. Prevenir que el sistema de Payválida sea utilizado para realizar actividades ilegales y poder adoptar las medidas, metodologías y procedimientos orientados a evitar que las operaciones en que intervengan, puedan ser utilizadas, directa o indirectamente, como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación; o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas; o para el lavado de activos y/o la canalización de recursos de la realización de actividades terroristas; o para buscar el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
E. Verificación de identidad.
F. Avisar sobre tareas de mantenimiento, reporte de fallos y actualizaciones de los servicios.
G. Resolver disputas.
H. Usar la información personal para fines internos, como auditorías, análisis de datos e investigaciones para mejorar los productos.
I. Organizar y llevar a cabo concursos, juegos, ofertas u operaciones de promoción o marketing y eventos similares de Payválida y/o los comercios vinculados o no a Payválida.
J. Para realizar campañas de mailing.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS:
A. Contrataciones, selección de personal, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral.
B. Afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados –si los hay-, cooperativas, bancos o convenios de libranza –si los hay-
C. Administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro.
D. Dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados.
E. Permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de Payválida y prestarles asistencia en su utilización, planificando actividades empresariales.
F. En general para que Payválida pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador.
G. Procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes.
H. Para cumplir con leyes o normatividad aplicable al negocio en las jurisdicciones donde Payválida esté operando y para cumplir lo dispuesto por tales ordenamientos jurídicos en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados, ex empleados, empleados en misión, empleados temporales, empleados actuales y candidatos a futuro empleo. Payválida, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos de su núcleo familiar, datos de formación académica, datos financieros, entre otros.
VII. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de Payválida provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de su objeto social, los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, comercio, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. El sitio web de Payválida, las transacciones que se hacen a través de su plataforma de “pasarela de pago”, las redes sociales, la línea de atención telefónica, y los contratos comerciales y laborales, entre otros, son los medios a través de los cuales Payválida obtiene los Datos Personales a los que hace referencia la presente Política. Los Datos Personales recolectados por Payválida serán tratados de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, y exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política.
1. PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LA INFORMACIÓN:
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, Payválida determina que el procedimiento para conocer la información que Payválida posee del titular en sus bases de datos, es el siguiente: Quién desee conocer la información que Payválida almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación al correo electrónico correo electrónico pdp@payvalida.com en la cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos de Payválida, y en la cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta. Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto los “Interesados”). El Área Responsable dará respuesta al Titular o al interesado en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cuál el tiempo de respuesta se extenderá en cinco días hábiles adicionales. La consulta de la información por parte del Titular o interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) al menos una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente política de Tratamiento de la información. En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, Payválida podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos en que haya incurrido para el efecto.
2. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR LA INFORMACIÓN:
Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes, podrán en todo momento, solicitar a Payválida la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de Payválida de los mismos, mediante la presentación de un reclamo al correo electrónico pdp@payvalida.com en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con Payválida.
VIII. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR Payválida COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para efectos del presente manual, será responsable: En Colombia: VALIDDA S.A.S., sociedad comercial, identificada con el número de registro tributario No. 900418685 - 5, con matrícula mercantil No. 0044456712, representada legalmente por el señor JORGE ALBERTO VÉLEZ OBANDO, mayor de edad y vecino de la ciudad de Medellín (Antioquia), con sede principal en la Carrera 43A No. 15 sur – 15 Medellín - Antioquia, Tel (57) 604 4449969, correo electrónico pdp@payvalida.com quien será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos. El Tratamiento de los Datos personales se deberá hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en este manual podrá dirigirse a: Carrera 43A No. 15 sur – 15 Medellín - Antioquia, Tel (57-4) 4449969, correo electrónico: pdp@payvalida.com En Perú: Calle Grimaldo del Solar 559, Miraflores, Lima, Lima. En Ecuador: Centro empresarial Colón Edificio corporativo 3 piso 2 oficina 207. En Costa Rica: VMG Business Center. Calle Mango, San Rafael, Escazú. San José, CR 10203.
IX. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Será responsable del tratamiento quien controla y se responsabiliza de los datos que posee. También el que se encargue de determinar los fines y medios del tratamiento, y el encargado se limitará a llevarlo a la práctica siguiendo las directrices del responsable. Cuando con ocasión a la ejecución de un contrato, el encargado del tratamiento de datos personales, tendrá las siguientes funciones:
Tratar los datos de acuerdo a las instrucciones proporcionadas por el responsable, incluyendo las transferencias internacionales de datos.
Asistir al responsable mediante la aplicación de las medidas técnicas y organizativas necesarias, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, para garantizar que éste pueda responder a las solicitudes de los interesados para ejercer sus derechos.
Ayudar al responsable a garantizar el cumplimiento de las normas sobre seguridad del tratamiento, notificación de violaciones de seguridad o elaboración de evaluaciones de impacto.
Suprimir o devolver, a elección del responsable, los datos personales una vez que haya finalizado la prestación de servicios.
Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones anteriores.
Así mismo tendrá las siguientes obligaciones:
a). Obligaciones organizativas:
Deberá manejar los datos personales de acuerdo a las instrucciones proporcionadas por el responsable del fichero en el tiempo y la forma oportunos.
No podrá usar los datos con fines diferentes a los indicados.
Utilizará los datos de carácter personal a los que pueda acceder única y exclusivamente para satisfacer sus obligaciones contractuales.
b). Obligaciones en las medidas de seguridad:
Garantizará que las personas autorizadas para tratar los datos se hayan comprometido a respetar la confidencialidad.
Adoptará las medidas técnicas y organizativas que la normativa exige.
Destruir o restituir al responsable del fichero los datos de carácter personal, así como los soportes que lo contengan, dando fe por escrito de dicha devolución o destrucción.
Conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran dar lugar a responsabilidades de su relación con el responsable del tratamiento.
c). Obligaciones de asistencia al responsable:
Asistirá al responsable, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes de derechos.
No declarar, transmitir, ceder o comunicar los ficheros y datos en ellos contenidos, de ninguna forma, a ningún tercero.
Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato.
X. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS:
En representación de todas las áreas de Payválida se encuentra el señor ANDRÉS FELIPE MEJÍA SÁNCHEZ quién será el oficial de protección de datos. Los canales de comunicación para que los titulares de los datos contacten a él serán los siguientes: Nombre: Andrés Felipe Mejía S. Correo electrónico: pdp@payvalida.com Todos los trabajadores de la sociedad Payválida se obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se imparten para su adecuado cumplimiento. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir. Son funciones del oficial de protección de datos, las siguientes:
Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión De Datos Personales.
Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.
Registrar las bases de datos de la organización en el(los) Registro(s) de Bases de Datos y actualizar el(los) reporte(s) atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita(n) los entes gubernamentales de cada jurisdicción.
Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en las Jurisdicciones donde Payválida tenga presencia.
Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de Payválida.
Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.
Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers y gestión de proveedores, etc.).
XI. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
a). Por estipulación a favor de otro o para otro. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b). Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento;
c). Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d). Presentar ante los organismos gubernamentales quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e). Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando los organismos gubernamentales hayan determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f). Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El ejercicio de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
XII. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:
a). Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b). Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c). Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e). Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f). Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g). Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h). Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las leyes.
i). Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j). Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en las leyes.
k). Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l). Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m). Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n). Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o). Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
XIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
El tratamiento de los Datos Personales o bases de datos será efectuado mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales entre Payválida y el Titular, más el término requerido para ejecutar la totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de las finalidades del Tratamiento. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
XIV. OTRAS DISPOSICIONES
Datos sensibles: Considerando que Payválida transmite, procesa y almacena datos financieros (información de compras de tarjetas de crédito y débito de usuarios), los servicios que presta Payválida son prestados bajo los estándares de seguridad de datos de la industria de medios de pagos, cumpliendo con la norma PCI DSS y encontrándose certificada en PCI DSS, con el objeto de salvaguardar la información contra usos no autorizados, divulgación, modificación, daño o pérdida y para que los datos permanezcan completos, precisos y válidos durante su entrada, actualización y almacenamiento en los sistemas de información. Como los datos financieros son sensibles, Payválida siempre propenderá por el empleo de los mejores estándares de seguridad para garantizar la preservación de estos datos. Por tanto, Payválida no transmitirá ni transferirá a terceros los datos financieros por su condición de ser sensibles, y les dará el trato y la seguridad necesaria cumplimiento las disposiciones de la norma PCI DSS.
Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, Payválida responderá y respetará el interés superior de estos y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales, y el representante legal autorizar de forma previa, expresa e informada el tratamiento de los datos personales del menor, teniendo en cuenta siempre la opinión que éste pueda brindar según su grado de madurez y entendimiento para comprender el asunto. Payválida recopila y trata los datos personales del menor de edad, velando por el uso adecuado de los mismos, de acuerdo a la finalidad para la cual fueron autorizados, y conservará la información bajo condiciones de seguridad y confidencialidad suficientes para evitar su adulteración o divulgación.
Payválida recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario.
MARCO NORMATIVO Y LEGAL.- El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente: (a). el Reglamento general de protección de datos de la UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo ("GDPR") y las leyes que implementan o complementan el GDPR, y cualquier ley de protección de datos que modifique, reemplace o sustituya sustancialmente el RGPD; (b). el RGPD transpuesto a la legislación nacional del Reino Unido mediante la aplicación de la sección 3 de la Ley de (Retirada) de la Unión Europea de 2018 y modificada por las Regulaciones de protección de datos, privacidad y comunicaciones electrónicas (modificaciones, etc.) (Salida de la UE) de 2019 (“Reino Unido GDPR”), junto con la Ley de protección de datos de 2018, las Regulaciones de privacidad y comunicaciones electrónicas (Directiva de la CE) de 2003 (modificada) y otra legislación de protección de datos o privacidad vigente en el Reino Unido (modificada y reemplazado de vez en cuando); (c). la Ley de Seguridad de Datos de la República Popular China, la Ley de Ciberseguridad de la República Popular China, la Ley de Protección de Información Personal de la República Popular China; (d). la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA), que enmienda las disposiciones y fortalece las disposiciones de la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), y las demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen. Incluidas aquellas otras que se llegaren aprobar o expedir en un futuro otros Estados que hagan parte de los Estados Unidos de América (EUA), o aquellos tratados o convenios que Estados Unidos de América (EUA) suscriba con otros países o comunidades u organismos u organizaciones bilaterales o multilatelares para la protección de datos personales. (e) la Ley Estatutaria de la República de Colombia 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013 para la Protección de Datos Personales y las demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen; (f) y todas las demás leyes, normas, reglamentaciones, orientaciones reglamentarias y requisitos reglamentarios aplicables en cada momento, en cada caso en cada jurisdicción en la que las Partes procesen Datos Personales.
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS ANTE ORGANISMOS GUBERNAMENTALES. Payválida acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes. La inscripción de las bases de datos en los registros que para tales efectos indiquen los diferentes entes gubernamentales se enmarcará dentro los parámetros que cada país reglamente. Para efectos del registro de las bases de datos, cuando ello sea exigible en la jurisdicción competente, Payválida realizará un inventario teniendo en cuenta los siguientes parámetros, sin limitarse a:
Cantidad de bases de datos con información personal.
Cantidad de titulares por cada base de datos.
Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.
Tipo de datos personales contenidos en cada base de datos a los que se realiza.
Tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
Ubicación física de las bases de datos. Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios, por ejemplo archivadores o servidores (dependiendo de si se trata de un archivo físico o una base de datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.
Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un (unos) encargado (s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado (s).
Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.
Información sobre si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.
Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
Cuando se ha realizado transferencia o transmisión internacional de la base de datos, se solicitará la información básica del destinatario.
Si la base de datos se ha cedido, se solicitará se solicitará la información básica del cesionario.
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.- Payválida aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes. Los datos de naturaleza reservada podrán ser proporcionados de manera escrita, oral, por medios electrónicos, magnéticos o digitales, o bien, por virtud de revisión de libros, expedientes o documentos. Además de los datos que posean un clara y evidente naturaleza confidencial, será información reservada o confidencial toda aquella que utilice cualquiera de las siguientes denominaciones: “Confidencial”, “Reservado”, “Secreto”, “Privado”, “Privilegiado”, “Especial” o “Exclusivo”. La protección de la información de naturaleza reservada, confidencial o privilegiada a cargo de Payválida se desarrollará mediante los protocolos de seguridad de la información y los acuerdos marcos de confidencialidad establecidos por la empresa para proteger dicha información, por lo que su divulgación o revelación estará estrictamente supeditada a las estipulaciones establecidas en estos instrumentos legales. En consecuencia de lo anterior, será un deber de Payválida velar por el cumplimiento de las estipulaciones confidenciales y reservadas frente a terceros y por lo tanto guardará absoluta reserva sobre los datos que deban ser protegidos por estas disposiciones. Bajo ninguna circunstancia se revelarán datos que hagan parte de un secreto industrial o comercial.
ESTÁNDAR DE LA POLÍTICA.- La empresa incorporará en la política de tratamiento de la información reglas sobre los siguientes puntos, entre otros:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión o disposición final de la información personal, incluyendo los requisitos para obtener la autorización de los Titulares.
El acceso y corrección de datos personales.
La conservación y eliminación de información personal.
El uso responsable de la información, incluyendo controles de seguridad administrativos, físicos y tecnológicos.
Inclusión en todos los medios contractuales de la empresa de una cláusula de confidencialidad y de manejo de información, donde se afirme que se conoce a suficiencia la política de la empresa, se acepta, y se permite a Payválida utilizar dicha información de forma responsable.
Presentación de quejas, denuncias y reclamos.
TRATAMIENTO DE DATOS FINANCIEROS Y COMERCIALES.- Payválida podrá tratar datos comerciales e información financiera que sea necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para la celebración de contratos con terceros. Los datos serán tratados con completa coherencia con la ley estatutaria de habeas data financiero. Dicho tratamiento se limitará a las actividades del giro ordinario de sus negocios y no se obtendrá un provecho con su empleo.
TRANSMISIÓN DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES.- La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene Payválida, respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir la totalidad de los datos del titular a terceros en el país. A su vez, Payválida podrá realizar la transmisión de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transmitir los datos personales. Los datos serán transmitidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con Payválida. De igual manera la empresa puede fungir como encargada del tratamiento a partir de la transmisión que un responsable del tratamiento efectúe sobre datos adquiridos de manera legítima por éste. Las transmisiones de datos personales que efectúe Payválida, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales.
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FECHA DE ENTRADA DE VIGENCIA Y ACTUALIZACIONES
La Presente Política para el Tratamiento de datos personales de Payválida empezó a regir el día 18 de octubre de 2019, con ocasión de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Circular 03 del 3 de noviembre de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.
El día 5 de octubre de 2020 de conformidad con el plan de acción de la auditoría realizada por INCOCRÉDITO (Colombia).
El día 8 de febrero de 2021 se nombra al señor Andrés Felipe Mejía como encargado del tratamiento de datos personales y oficial de protección de datos en reemplazo del señor Antonio León Saya.
El día 23 de noviembre de 2021, se modifica Capítulo IX, en el sentido de incluir funciones y obligaciones del “Encargado de Tratamiento de Datos” y poner en capítulo aparte lo relativo al “Oficial de Protección de Datos”, y no quedar las funciones de tal cargo dentro del capítulo que trata sobre el “Encargado de Protección de Datos Personales”.
El día 1º de marzo de 2022 se realizó una actualización completa de la política adaptándola a los estándares legales vigentes en regulación y protección de datos. También se incorporaron nuevas disposiciones en el capítulo XIV OTRAS DISPOSICIONES.
El día 3 de marzo de 2023 se realizaron cambios en cuanto a adecuar la política de tratamiento de datos personales para que sea aplicable para las sociedades donde la marca “Payválida” tiene presencia. A saber: Validda S.A.S., domiciliada en Colombia; Payválida SAC, domiciliada en Perú; Payválida S.A., domiciliada en Ecuador; y Payválida Costa Rica S.A., domiciliada en Costa Rica.Por tanto se elimina las leyes y normas que hacen referencia a la legislación específica de Colombia, y se adoptan la siguiente disposición, en la cual se hace referencia la normatividad colombiana, para el caso aplicable: “Leyes de protección de datos: significa: (a) el Reglamento general de protección de datos de la UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo ("GDPR") y las leyes que implementan o complementan el GDPR, y cualquier ley de protección de datos que modifique, reemplace o sustituya sustancialmente el RGPD; (b) el RGPD transpuesto a la legislación nacional del Reino Unido mediante la aplicación de la sección 3 de la Ley de (Retirada) de la Unión Europea de 2018 y modificada por las Regulaciones de protección de datos, privacidad y comunicaciones electrónicas (modificaciones, etc.) (Salida de la UE) de 2019 (“Reino Unido GDPR”), junto con la Ley de protección de datos de 2018, las Regulaciones de privacidad y comunicaciones electrónicas (Directiva de la CE) de 2003 (modificada) y otra legislación de protección de datos o privacidad vigente en el Reino Unido (modificada y reemplazado de vez en cuando); (c) la Ley de Seguridad de Datos de la República Popular China, la Ley de Ciberseguridad de la República Popular China, la Ley de Protección de Información Personal de la República Popular China; (d) la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA), que enmienda las disposiciones y fortalece las disposiciones de la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), y las demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen. Incluidas aquellas otras que se llegaren aprobar o expedir en un futuro otros Estados que hagan parte de los Estados Unidos de América (EUA), o aquellos tratados o convenios que Estados Unidos de América (EUA) suscriba con otros países o comunidades u organismos u organizaciones bilaterales o multilatelares para la protección de datos personales. (e) la Ley Estatutaria de la República de Colombia 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013 para la Protección de Datos Personales y las demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen; (f) y todas las demás leyes, normas, reglamentaciones, orientaciones reglamentarias y requisitos reglamentarios aplicables en cada momento, en cada caso en cada jurisdicción en la que las Partes procesen Datos Personales.”
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